In data 29 luglio 2022, è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale l’allegato Decreto Legislativo 27 giugno 2022, n. 104, di attuazione della direttiva (UE) 2019/1152, relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell’Unione europea (c.d. “Decreto Trasparenza”). Il Decreto Trasparenza è entrato in vigore il 13 agosto 2022, con applicazione a tutti i rapporti di lavoro già instaurati a partire dal 1° agosto 2022.
Tra le varie disposizioni del Decreto Trasparenza, l’art. 4 prevede specifici obblighi informativi verso i dipendenti (e le rappresentanze sindacali) nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.
In particolare, il datore di lavoro è tenuto a informare i lavoratori circa l’utilizzo di tali sistemi laddove gli stessi siano deputati a rilevare dati utili:
ai fini dell’assunzione, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro o dell’assegnazione di compiti o mansioni;
per la sorveglianza, la valutazione, e l’adempimento delle prestazioni dei lavoratori.
In tali casi, posta la necessità di rispettare la disciplina in materia di controlli a distanza, il datore di lavoro è tenuto a rispettare specifici obblighi informativi andando fornire ai propri dipendenti le seguenti informazioni:
gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo dei sistemi automatizzati (es. bonus o promozione);
gli scopi e le finalità dei sistemi (es. organizzativi);
la logica ed il funzionamento dei sistemi;
le categorie di dati e i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare i sistemi, inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità, ove presente;
il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza dei sistemi e le metriche utilizzate per misurare tali parametri, nonché gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.
Le informazioni e i dati di cui sopra devono essere forniti ai dipendenti in modo trasparente, in formato strutturato, di uso comune e leggibile anche da dispositivo automatico.
È peraltro previsto, per i lavoratori, il diritto di accedere, direttamente o per il tramite delle rappresentanze sindacali, ai dati e di richiedere ulteriori approfondimenti in relazione a detti obblighi d’informazione.
Inoltre, al fine di verificare che gli strumenti utilizzati per lo svolgimento della prestazione lavorativa siano conformi al Regolamento (UE) n. 679/2016 (“GDPR”), il datore di lavoro è altresì tenuto a effettuare un’analisi dei rischi e una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.
Infine, si prevede, tra le altre, che i lavoratori-dipendenti siano informati, almeno 24 ore prima di ogni modifica incidente sulle informazioni loro fornite circa i sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati, quando vi sia incidenza sulle condizioni di svolgimento del lavoro.
Si fa presente che il Decreto Trasparenza si applica “a tutti i rapporti di lavoro già instaurati alla data di entrata in vigore dello stesso”; in particolare, i nuovi obblighi informativi, che riguarderanno anche le collaborazioni coordinate continuative ed i rapporti di lavoro domestico, si applicheranno anche ai rapporti di lavoro in essere alla data del 1° agosto 2022, mentre tutti i nuovi contratti di lavoro dovranno indicare le informazioni di cui al Decreto Trasparenza; per i contratti già in essere, il datore di lavoro, su richiesta scritta del lavoratore già assunto, è tenuto a fornire, aggiornare o integrare entro sessanta giorni le informazioni previste dal Decreto Trasparenza, pena l’applicazione di specifiche sanzioni amministrative.
Il Decreto Trasparenza se, da una parte, rappresenta una importante innovazione che sottolinea sempre più l’importanza di una gestione trasparente e corretta delle tematiche connesse alla data protection, dall’altra, costituisce una normativa di non semplice interpretazione e applicazione: ad oggi, i dubbi interpretativi e applicativi sono svariati che – si confida – possano essere dissipati quanto prima possibile anche da interventi di prassi e di interpretazione autentica.